Privacyreglement Freija Zorg

1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• de wet: Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
• persoonsgegevens: elk gegeven over een herkenbaar persoon;
• verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen rond persoonsgegevens. Daaronder bedoelen we in elk geval: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
• bestand: een geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• bewerker: degene die voor de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn onderworpen;
• betrokkene: degene over wie een persoonsgegeven gaat;
• derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
• ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
• toestemming van de betrokkene: elke vrije wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt;
• verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
• verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

2. Bereik

1. Dit reglement
2. Geldt voor de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het geldt ook voor niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn of worden opgenomen.
3. Dit reglement geldt voor Freija Zorg en gaat over de verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten, opdrachtgevers en medewerkers.

3. Doel

1. Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van noodzakelijke/gewenste voorzieningen en dienstverlening in opdracht van benoemde cliënten binnen de wettelijke kaders, alsmede de doeleinden en andere plannen van Freija Zorg zoals benodigd voor het uitvoeren van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden.

4. Vertegenwoordiging betrokkene

1. Als de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt of onder curatele is gesteld, dan wel als de betrokkene een mentor heeft, is de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger nodig.
2. Een toestemming kan door de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid

1. Freija Zorg is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens; onder verantwoordelijkheid van Freija Zorg is een beheerder belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens.
2. Freija Zorg zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens.
3. Freija Zorg is aansprakelijk voor de schade die of het nadeel dat wordt veroorzaakt door het niet nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement.

6. Rechtmatige verwerking

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
3. Persoonsgegevens dienen – gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt – toereikend en ter zake dienend te zijn; er worden niet meer persoonsgegevens verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.
4. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
   • de betrokkene voor de verwerking zijn schriftelijk toestemming heeft verleend;
   • de gegevensverwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de zorgovereenkomst met betrokkene) of voor handelingen, op verzoek van betrokkene, die nodig zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
   • de gegevensverwerking nodig is om een wettelijke verplichting van Freija Zorg na te komen;
   • de gegevensverwerking nodig is in verband met een vitaal belang van betrokkene;
   • de gegevensverwerking nodig is vanwege een belang van Freija Zorg of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt en dát belang voorgaat.
5. Ieder die handelt onder het gezag van Freija Zorg verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van Freija Zorg , behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.
6. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die zich hebben verplicht tot geheimhouding.

7. Verwerking van persoonsgegevens

1. De verwerking vindt plaats door medewerkers van Freija Zorg voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel beheer van Freija Zorg nodig is.
2. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
3. Zonder toestemming van de cliënt kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid aan een ander gegevens over de patiënt worden verstrekt indien:
   • het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt niet onevenredig wordt geschaad, of
   • het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en Freija Zorg ervoor gezorgd heeft dat de gegevens zo worden verstrekt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen.
   • Verstrekking is pas mogelijk indien:
   • het onderzoek het algemeen belang dient;
   • het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd en
   • voor zover de betrokken cliënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
4. Het verbod om bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 8 te verwerken is niet van toepassing voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens over iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene.

8. Bijzondere persoonsgegevens

1. De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve als de wet dit bepaalt (art. 17 t/m 22).
2. Het in het vorige lid bedoelde verbod geldt niet voor zover:
   • verwerking plaats vindt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;
   • de gegevens door de betrokkene duidelijk openbaar zijn gemaakt;
   • de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht voor de rechter.
3.  Het in lid 1 bedoelde verbod is niet van toepassing op verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek, voor zover

• het onderzoek een algemeen belang dient;
• de verwerking voor het desbetreffende onderzoek of de desbetreffende statistiek noodzakelijk is;
• het vragen van uitdrukkelijk toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

9. Gegevensverwerving Gegevens verkregen bij betrokkene

1. Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, deelt Freija Zorg de betrokkene vóór het moment van verkrijging mede:
   • zijn identiteit;
   • het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat doel al kent.
2. Freija Zorg verstrekt de betrokkene nadere informatie voor zover dat – gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt – nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen. Gegevens elders verkregen:
3. Bij verkrijging van gegevens buiten de betrokkene om deelt Freija Zorg de betrokkene mede:
   • zijn identiteit;
   • het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.

• Het moment waarop dat moet gebeuren is:
  • het moment dat Freija Zorg de gegevens vastlegt of

1. • als Freija Zorg de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan een derde te verstrekken: uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde.
2. Freija Zorg verstrekt nadere informatie voor zover dat – gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt – nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
3. Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing indien de daar bedoelde mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt Freija Zorg de herkomst van de gegevens vast. 6. Het onder 3 bepaalde is evenmin van toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient Freija Zorg de betrokkene op diens verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of verstrekking van de hem betreffende gegevens.

10. Recht op inzage

1. De betrokkene heeft het recht verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben in te zien.
2. Freija Zorg deelt een ieder op diens verzoek – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek – schriftelijk mee of persoonsgegevens worden verwerkt die hem betreffen.
3. Als dat het geval is, verstrekt Freija Zorg de verzoeker desgewenst – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek – schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.
4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet Freija Zorg aan het verzoek in een andere dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast.
5. Freija Zorg kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
   • de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
   • de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

11. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering

1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat Freija Zorg over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. Freija Zorg deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat.
3. Freija Zorg draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
4. Indien het correctie, aanvulling, verwijdering, afscherming en/of intrekking toestemming betreft aangaande persoonsgegevens verstrekt t.b.v. de public relations / reclamering van Freija Zorg zullen de gemaakte meerkosten voor vernieuwing en aanpassing van dit materiaal voor rekening komen van de betrokkene of diens vertegenwoordiger.

12. Bewaren van gegevens

1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt.
2. Freija Zorg verwijdert klantgegevens uiterlijk 3 jaar na beëindiging van de dienstverlening, alle tot de persoon te herleiden gegevens, behalve als de wet een andere termijn aangeeft.
3. Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
4. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
5. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat
   • het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
   • het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
   • indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

13. Klachtenregeling

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot:

• De betrokken eigenaren van Freija Zorg ;
• De Geschillencommissie Solopartners:
• de rechtbank, in de gevallen als bedoeld in artikel 46 van de Wet.

14. Wijzigingen inwerkingtreding en afschrift

1. Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door Freija Zorg.
2. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken, nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
3. Dit reglement treedt in werking per 15-08-2018.
4. Dit reglement is bij Freija Zorg in te zien en staat op de site van Freija Zorg. Desgewenst kan een afschrift van dit reglement worden verkregen.

15. Onvoorzien

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist Freija Zorg, met inachtneming van het bepaalde in de Wet en het doel en de strekking van dit reglement